| Personas de Calidad, Desarrollando Sistemas de Calidad | Personas de Calidad, Desarrollando Sistemas de Calidad El sistema de gestión Administrativa Empresarial – RIGEL versión 1.0.001, ante la necesidad de poder automatizar, supervisar y controlar los procesos de producción en la fabricación de muebles de melamine. Tener un inventario en tiempo real de todas las compras y salidas de productos y materiales para la fabricación y armado de: puertas, closet, armarios entre otros muebles por cada obra. El sistema permitirá controlar todos los materiales entregados al maestro de obra, materiales utilizados por proyecto de obra y costo total del proyecto. Efectuar mensualmente el kardex valorizado bajo el método de valuación del costo promedio.
En sistema RIGEL, está diseñado para la emisión de Tickets electrónicos para las facturas y boletas. Aquellos contribuyentes, que desean usar el sistema con tickests electrónicos, deberán registrar en la SUNAT la impresora modelo y sistema, con el formato 845 establecido por la SUNAT.
Módulo de Acceso
Módulo de Compras e Inventario
Módulo de Asignación de Productos o Servicios
Módulo de Operación de Asignación salidas y/o ventas
Módulo de Ventas Generales
Módulo de Kardex General
Módulo de Kardex Valorizado
Módulo de Reabastecimiento y/o quiebre de stock
Módulo de Entidades de Mantenimiento de catálogo de productos
Módulo de migración de grupo, clase y orden de productos
Cada personal debe ser registrado para tener un nivel de acceso y privilegios al sistema RIGEL - ERP, los menús y sub menús están asignados en función de cada usuario, como se muestra en la figura Nro. 001:
a) Administrador
b) Operador
c) Consulta
Todas las compras están sujeto Incluido al IGV en forma automática, los registros de las compras deben ser considerados con el valor mínimo de la unidad de medida, fin tener un control exacto de los productos ejemplo una (01) caja de tornillos registrar en unidades.
Las cantidades y precios están sujeto a TRES (03 decimales), para todo el sistema de las compras. Al inicio de cada compra, se establece el costo promedio de cada producto, según la formula será la suma del costo total de cada producto y dividido entre la suma de todas las cantidades, estableciendo el Costo Promedio de cada producto para la Venta. Según la figura Nro. 002.
El sistema de compras, permitirá seleccionar: el tipo de documento, ingresar el Nro. de serie, el numeral, la fecha de la compra, tipo de operación, tipo de comprobante, trabajador que realizó la compra, fecha de pedido y seleccionar el proveedor. Como se muestra en la figura Nro. 003
El sistema Rigel contiene unas pantallas “Kardex de compras” que contempla el proceso de ingresos segmentados por columna, fila. Esto nos permite hacer análisis mensuales y/o trimestral para poder determinar la mayor rotación de los productos ingresados al sistema según de fecha. Contiene 2 pestañas:
a) Compras por proveedor.
Filtro de consultas entre rangos de fechas, para determinar la mayor compra de proveedores, según la figura Nro. 004
b) Kardex de Compras Generales.
La pestaña de kardex de compras generales nos permite saber de forma exacta cuantas veces se compró un producto “X” que lleva un filtro de rango de fecha y permite ser impreso. Como se muestra en la figura Nro. 005.
Después de realizar las compras y registrar al sistema, a través de este sub módulo, como se muestra en la figura Nro. 006, permite distribuir a uno o varios locales para su respectiva venta. Este sub modulo se divide a la vez en Dos (02) pantallas:
a) Pedidos de productos por parte de todos los trabajadores
b) Asignación por parte de administrador o jefe de almacén
Toda la atención y distribución de productos, está en función a la cantidad que solicitan y el stock disponible.
El sistema Rigel permite tener visibilidad de todas las ventas realizadas para poder realizar algún análisis que se requiera en su momento, un consolidado de cuanto se ha facturado al cliente, además cuenta con filtro de fecha para hacerlo más eficiente, por ultimo lleva un filtro por Nro. de pedido. Como se muestra en la imagen Nro. 007.
El módulo de operaciones, permite además de tener mapeado el destino del producto, se puede hacer una exportación de las cuentas contables según la empresa. Como se muestra en la figura Nro. 008.
Todas las ventas realizadas, se establecen para TRES (03) tipos:
a) Contado
b) Visa
c) MaterCard
Documento Contable:
a) Factura
b) Boleta de venta
c) Control Interno
Las ventas como se muestra en la figura Nro. 009, se establece a través de UNA ETIKETERA matricial, para esta versión del sistema Rigel 1.0.001, se está utilizando la impresora ticketera Biloxon 270 o la Epson 220-A, con puerto USB, como se muestra en la imagen Nro. 010.
Todas las impresiones son remitidas al contador la copia de color Amarillo, como se muestra en la figura Nro. 011.
El sub módulo de ventas, también se puede filtrar pagos de comisión o plus para los vendedores y promotoras de ventas.
Las impresiones de las boletas de ventas o facturas, se realizan bajo tres colores de impresión.
Indicando: la dirección de la empresa, RUC, fecha de atención, tipo de pago: contado, visa o master card.
Permite saber por cada producto la compra, salida y el stock general de los productos, estableciendo un control exacto, sin márgenes de errores, visualizando en Cuatro (04) pantallas todos los movimientos de los productos: kardex general, compras, salidas y filtro por producto de catálogos.
Para mayor detalle de las compras, existen en adición DOS sub pantallas: Kardex General de compras, por rango de fechas se puede saber todas las compras realizadas y las cantidades. Asimismo, el kardex detallado de cada producto de stock general actual, con su respectivo nivel de reposición. Como se muestra en la figura Nro. 012 Kardex General
El módulo de kardex, se puede visualizar todos los ingresos y salidas (ventas) de un producto X, donde se puede apreciar de forma desglosada todos los ingresos, a la par con su salida, visualizando el stock real de cada producto. Como se muestra en la figura Nro. 013.
Todo negocio retail, debe contemplar su stock de seguridad evitando un quiebre de stock según su cantidad de reposición que es igual (un cliente perdido):
a) Máximo Stock
b) Minimo Stock
En forma visual el sistema Rigel, tiene una pantalla para poder tener mapeado la cantidad según el tipo mercadería/Materia prima y la ubicación. Como se muestra en la figura Nro. 014.
Además, pensando la distribución o también llamado Layout del almacén, se creó un comando para poder tener determinar la posición del producto, minimizando el tiempo búsqueda en 100%. Cerrando todo el flujo de quiebre, reposición y stock.
El modulo tiene la separación por columnas para poder ser analizado, trabajado e impreso dependiendo de lo solicitado. Como se muestra en la figura 015.
Según el formato de la SUNAT 13.1 “registro de inventario permanente valorizado – Detalle del inventario valorizado”, se establece todas las compras y salidas de los productos, indicando el costo promedio y el stock por mes y año, costo de operación, nro. de serie de la factura de la compra y venta, unidad de medida, tipo de existencia, etc. Como se muestra en la figura 016.
1) Entradas
a. Cantidad
b. Costo Unitario
c. Costo Total
2) Salidas
a. Cantidad
b. Costo Unitario
c. Costo Total
3) Saldo final
a. Cantidad
b. Costo Unitario
c. Costo Total
Reporte según formato 13.1 de Registro de inventario permamente valorizado – Detalle del Inventario Valorizado, bajo el método de validación promedió.
Para el proceso de registro de compras, salidas y el kardex valorizado, se requiere varias datos o parámetros, según entregados por la SUNAT, donde se realizará la inserción, eliminación, modificación e impresión. Pantalla de catálogos de productos, como se muestra en la imagen Nro. 018:
Entidad de mantenimiento de Personal
Entidad de mantenimiento de Grupo de Productos
Entidad de mantenimiento de Clase de Productos
Entidad de mantenimiento de Orden de Productos
Entidad de mantenimiento de Catálogo de productos
Entidad de mantenimiento de Marca de producto
Entidad de mantenimiento de Unidad de Medida
Entidad de mantenimiento de Clientes
Entidad de mantenimiento de Proveedores
Entidad de mantenimiento de Comprobante de Pagos – SUNAT
Entidad de mantenimiento de Local Sucursal- Tienda
Al momento de realizar la operación de registrar un producto, se requiere asignar de forma ordenada lo siguiente:
a) Grupo
b) Clase
c) Orden
De esta manera se puede tener un orden del proceso y/o forma del negocio retail, se está considerando un módulo de migración de los productos, es decir si por error se creó en una familia un producto “X”, dicho producto se tendría que eliminar las facturas para poder recién modificar su clase, orden.
Ante dicha problemática se ha creado la siguiente pantalla como se muestra en la siguiente figura Nro. 019, que permitirá la migración desde su GRUPO, CLASE Y ORDEN del nuevo producto creado, considerando que se debe registrar el precio del producto promedio y el precio último de compra.
